REGLAMENTO INTERNO
Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL

Es de vital importancia que se consideren los términos y condiciones que aquí se plantean, con el fin de darle estricto cumplimiento y evitar irregularidades que alteren el normal desarrollo del evento y su participación.

1. DIRECCIÓN GENERAL

El Director Ejecutivo de 3A PRODUCCIONES, oficia como Director General de la Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL, En el ejercicio de sus funciones, el Director General aplicará este reglamento para los contratos o convenios celebrados con los participantes, en casos fortuitos o en los que se presenten vacíos que necesiten aplicar los criterios contemplados en reglamentos feriales internacionales o el mejor juicio; preservando los objetivos del evento y demás reglas aplicables. Adicionalmente existirá un Comité Consultor del evento, del cual formará parte el Director General de 3A PRODUCCIONES y dos expositores fundadores, siendo la suprema autoridad del evento Ferial en todo lo atinente a la organización administrativa y técnica.

2. SUJECIÓN A ESTE REGLAMENTO

Se someten al presente reglamento todos los participantes (expositores y visitantes) del evento ferial anual.

3. QUEJAS Y RECLAMOS

La formulación de quejas o diferencias que llegasen a presentarse, serán atendidas y resueltas por el Director General, con carácter definitivo y carecen de recurso alguno.

4. EXPOSITORES

En este evento ferial existen condiciones que avalan las entidades o personas que pueden participar en él. 3A PRODUCCIONES se reserva el derecho de definir la participación de una empresa, entidad o persona en la Feria, y se abstiene de dar explicación o justificación de dicha decisión. 3A PRODUCCIONES no tendrá responsabilidad o participación de ninguna índole por reclamaciones o discusiones manifestadas entre los solicitantes o expositores con relación a la existencia a su favor de derechos de exclusividad o de cualquier otra índole, estas discusiones deberán ser tratadas por las autoridades competentes.

5. CONDICIONES PARA PARTICIPANTES

Las personas, empresas o entidades que deseen participar cómo expositores en la Feria, deberán diligenciar obligatoriamente el formato de reserva de stand y completar todos los requisitos exigidos en el mismo, enviándolos a 3A PRODUCCIONES, dentro de los términos establecidos en la propuesta escrita o contacto vía correo electrónico. La solicitud de participación es individual e intransferible, en este caso únicamente quien diligenció inicialmente el formato de reserva será tenido como tal. En el formato de reserva de deberá indicar el nombre de la persona encargada para efectos de quien deba tener la responsabilidad legal en la participación. El formato de reserva para la participación en el evento es inmodificable.

3A PRODUCCIONES, dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción del formato de reserva, decidirá su aceptación o no, sin que ello le genere obligación de dar explicación o justificación alguna. En caso de que sea aprobada la solicitud de participación, se le informará la fecha en la cual entrará en vigencia el contrato de alquiler de áreas suscrito y se le solicitarán los demás documentos que se requiera para tal caso. La no remisión de los documentos o información solicitada en el tiempo indicado, será motivo para que 3A PRODUCCIONES, sin explicación, devolución o indemnización, adjudique el espacio requerido a otro participante. La inexactitud de la información requerida para la participación en la feria y el no cumplimiento de la obligaciones contractuales reglamentarias, serán razón para que el organizador de por terminado el convenio o contrato y la participación del expositor en la Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL.

6. OBLIGACIONES Y DERECHOS

3A PRODUCCIONES deberá cumplir con las obligaciones adquiridas durante la negociación, solicitud de contrato o convenio, manual de expositores y el presente reglamento, así cómo todas las que se deriven de la organización.

3A PRODUCCIONES se mantendrá al margen de la fabricación, distribución, representación de equipos, máquinas y/o servicios relacionados con el entretenimiento , al mismo tiempo en la operación de equipos de parques de diversiones en Colombia o en la Región Andina.

Las fotografías y videos tomados por la organización durante el montaje, feria y desmontaje, utilizados para publicidad del mismo evento, son de propiedad exclusiva de 3A PRODUCCIONES, y está prohibida su reproducción total o parcial, así cómo la libertad de ser publicadas en las piezas de comunicaciones de promoción del evento, sin que haya lugar a demandas por apropiación de imagen o derechos de autor.

7. PROHIBICIONES

Está prohibido adjudicar a terceras personas el espacio arrendado, subarrendar o permitir su uso para actividades no relacionadas en los formatos de participación. Igualmente se prohíbe: ingresar, vender, obsequiar o exhibir productos no indicados en el formato de reserva; realizar cualquier tipo de actividad que atente contra la realización normal del evento, distribuyendo propaganda religiosa o política, desnudos y/o fotos indecentes con contenido sexual; distribuir cualquier tipo de material publicitario que la Dirección General considere inapropiado; distribuir cualquier tipo de material publicitario o muestras etc., fuera del área asignada; ingresar materiales inflamables, fulminantes, explosivos y todo aquello que la Dirección considere peligroso, dañino, o inconveniente; realizar actividades o actos que causen deterioro a las instalaciones del sitio de realización del la Feria y prácticas que constituyan propaganda o competencia desleales; realizar exhibiciones o demostraciones escandalosas o cualquier tipo de ruido inadecuado para la tranquilidad de los expositores y visitantes; instalar material publicitario u objetos fuera del área asignada; ingresar bebidas alcohólicas al pabellón de exhibición, ya que los derechos de comercialización de licores es propiedad exclusiva de la empresa ADRIANA SATIZABAL PRODUCCIONES.

8. SANCIONES

En caso de incumplimiento de cualesquiera de las condiciones y normas aquí descritas, 3A PRODUCCIONES, será la única entidad competente para imponer las sanciones originadas de la infracción de este documento y del convenio o contrato de alquiler firmado para la participación en el evento.

9. TARIFAS

Las tarifas para la participación en Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL, serán las promocionadas para el evento en la pagina web www.feelexpo.com debidamente conocidas por el participante y convenidas en el contrato de alquiler de áreas.

Los precios aceptados en el contrato están sujetos a cambio sin previo aviso, según aspectos relacionados a la paridad cambiaria, la inflación, tasas impositivas, reformas tributarias o situación política y de orden público en el país o cualquier otra consideración de fuerza mayor que estime el propietario de Corferias, en este caso la Dirección General y la Cámara de Comercio de Bogotá. En la eventualidad de que la Feria sea pospuesta por los motivos anteriormente mencionados, se cobrarán los precios vigentes para la fecha en que se realice el mismo, no los precios establecidos en la cotización inicial. No está considerada la garantía de los precios aún existiendo el prepago del 90% del total estimado de la cotización.

El contrato no tendrá efecto en caso de que las operaciones normales de Corferias o el lugar donde se lleve a cabo la Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL,y sus eventos alternos de mercadeo (Ruedas de Negocios), se vean afectadas por situaciones de índole política, huelgas, disputas laborales o acciones y/o causas que salgan fuera de su control. En caso de que lo anterior ocurra, los eventos podrán ser pospuestos según la disponibilidad de espacio o salones.

En el evento en que la Feria no se pueda realizar definitivamente por caso fortuito o fuerza mayor, como en los eventos de hecho de Dios, terrorismo o similares, el Organizador no se obliga a devolver las tarifas pagadas.

10. FORMA DE PAGO

Sin el pago oportuno y completo, 3A PRODUCCIONES no garantiza la participación del expositor en la Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL, y el área asignada puede ser entregada a otro participante sin que ello de derecho a indemnización alguna.

11. ADJUDICACIÓN DE LAS ÁREAS DE EXHIBICIÓN

La adjudicación de las áreas de exhibición tendrá lugar en la zona y lugar que la Dirección General haya definido de acuerdo a los documentos de solicitud de participación. No obstante; la Dirección General, se reserva el derecho de reubicar al participante en cualquier otra zona si lo fuere necesario, teniendo en cuenta la extensión del área asignada. En este caso no será excusa del expositor eludir su responsabilidad y cumplimiento total de las obligaciones y no habrá razón para ningún tipo de indemnización o sanción. Al expositor se le adjudicará el área de exhibición el día convenido en el manual de expositores de la feria, todo esto siempre y cuando haya cumplido con todos los requisitos y cancelado el total del valor establecido. En caso contrario, se podrá entregar a un tercero el área, y no habrá razón a reclamos ni indemnizaciones.

12. CLÁUSULA PENAL

Las sumas ya canceladas hasta ese día, se considerarán como cláusula penal por incumplimiento.

13. OBLIGACIONES DE ASEGURAMIENTO

Las áreas tomadas en arrendamiento y los productos a exhibir, deberán ser asegurados obligatoriamente por el expositor y se deben constituir pólizas contra riesgo de robo, incendio, sustracción, terremoto, terrorismo, etc., asumiendo los costos y es requisito indispensable para poder participar en la exhibición.

14. MONTAJE Y DECORACIÓN DE LAS ÁREAS DE EXHIBICIÓN

Todo lo relacionado con el montaje y decoración de las áreas de exhibición deben ser sometidas a la aprobación de 3A PRODUCCIONES y se deberá ajustar por completo a las pautas que para la feria se hayan implementado. Está prohibido sostener o colgar cualquier tipo de objetos de las estructuras del sitio de la feria o sobre las decoraciones de los otros participantes. El montaje de las áreas de exhibición deberá estar terminada 12 horas antes de la inauguración de la feria. Después de ese momento no se permitirá ningún tipo de elementos de decoración, montaje o trabajadores. El transporte o traslados de materiales o equipos solo se podrán realizar en las horas que previamente la Dirección General haya determinado; lo que implica que, por ningún motivo, se podrán hacer en horarios de exhibición.

15. INSTALACIONES Y SERVICIOS ADICIONALES

El expositor declara conocer y acepta íntegramente la ubicación de sus instalaciones y en qué condiciones tiene acceso a éstas para el evento ferial, así como los servicios básicos incluidos dentro del contrato de arriendo y demás documentos que rigen su participación. De igual manera, conoce y acepta las normas sobre servicios adicionales, condiciones disponibles y costo de los mismos. Las reglas sobre mejoras y construcciones son plenamente conocidas por el expositor y aceptadas en su integridad. Todas las reglas antes mencionadas están contenidas en la oferta efectuada por la Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL, con motivo del evento ferial y han sido plasmadas en el respectivo contrato de arrendamiento individualmente celebrado con cada expositor.

16. ESCARAPELAS O CREDENCIALES DE IDENTIFICACIÓN

3A PRODUCCIONES, entregará a los expositores las escarapelas personales e intransferibles de identificación para permitir el ingreso al recinto ferial y los distintos privilegios a que tienen derecho (Una puerta exterior exclusivamente para su acceso). Los expositores serán los únicos responsables de la mala utilización de las identificaciones, como engaños, fraudes y/o enmendaduras tanto de ellos como de sus empleados. Por lo anterior aquí suscrito el expositor entregará a 3A PRODUCCIONES la lista de personas a que tiene derecho en proporción al tamaño de su área y de acuerdo al reglamento. Cualquier uso indebido por parte del expositor o de sus empleados será motivo de expulsión por parte de 3A PRODUCCIONES de manera inmediata, sin indemnización, y la aplicación, como pena del incumplimiento, de las sumas ya pagadas.

Los expositores y el personal de montaje están obligados a portar en un lugar visible la correspondiente escarapela que la Organización le asigne.

17. ORGANISMOS GUBERNAMENTALES DE CONTROL

3A PRODUCCIONES se compromete a facilitar a los expositores una Zona Franca permanente especializada para efectos de mercadeo de sus productos en Colombia.

Corferias no presenta costos adicionales por bodegaje durante la Zona Franca, por lo tanto no serán cobrados a los expositores internacionales y la organización se compromete a mantenerlo así, hasta que las condiciones del recinto ferial lo permitan. Los expositores deberán facilitar todos los requerimientos de las autoridades competentes, a que hubiere lugar en el transcurso del evento.

La Dirección General de 3A PRODUCCIONES, cumple con los requisitos de presentación de formularios SIPLA (Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos) y no descarta la intervención ocasional de las autoridades locales y los organismos gubernamentales de control y vigilancia, que podrán solicitar al expositor, información adicional de sus actividades comerciales en la industria del entretenimiento, durante la exhibición.

La venta de productos al detal, en el marco de la Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL, se encuentran prohibidas por la Dirección General de Corferias y 3A PRODUCCIONES, dadas las condiciones estipuladas por la Dirección Nacional de Impuestos Nacionales, DIAN, en la contratación del recinto ferial. Las empresas que no cumplan esta norma podrán ser requeridas por la autoridad competente, en este caso la DIAN y cancelada su participación en el evento, sin que hubiere lugar a devoluciones de dinero por parte del organizador.

18. RESTRICCIONES

Está totalmente prohibida la reproducción parcial o total del logo, nombre o imagen corporativa de la Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL, sin previa autorización y utilización del manual diseñado para su aplicación.

La organización dispondrá la vigilancia necesaria pero es responsabilidad de cada uno de los expositores, cuidar el área interna del stand, para lo cual deberán contratar al menos una persona para seguridad interna, en los espacios más grandes de la feria.

3A PRODUCCIONES se reserva el derecho de admisión de dos o más marcas con diferente representante legal en un mismo stand. Solo se admitirá la publicidad e imagen de la empresa que contrata el espacio y las marcas o productos registrados previamente en la guía de expositores anual. Las empresas que permitan la utilización de sus espacios, serán sancionadas con un año de suspensión en el arrendamiento de espacios y la pérdida de la ubicación y los descuentos especiales por pago anticipado.

3A PRODUCCIONES ofrece a los expositores participantes, un horario de montaje estipulado entre las 8 a.m. y las 8 p.m. de los días lunes y martes, previos al evento, así como el alistamiento de la feria para apertura entre las 8:00 a.m. y las 12 p.m. del día miércoles. El horario de la feria para el público visitante los días miércoles y jueves, es de 2 p.m. hasta las 9 p.m. El desmontaje de stand y retiros de mercancías, están permitidos a partir del día viernes a las 8 a.m. y hasta las 8 p.m. La operación logística de la feria no permite la salida o desmontaje de stand antes de la hora fijada para la clausura. Los expositores que requieran de tiempos adicionales para montajes especiales en los pabellones de Corferias, deberán dirigirse directamente al Departamento Técnico de Corferias, Teléfono (+571) 3810030.

19. VIGENCIA Y EXTENSIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO

Las normas contempladas en el presente reglamento, rigen para el evento ferial FEEL 2009 organizados por 3A PRODUCCIONES, bajo la marca Feria Latinoamericana del Entretenimiento, FEEL. En la medida que el reglamento interno de contratación con Corferias, presente modificaciones, estás serán transmitidas al presente reglamento, para calidad y seguridad del evento internacional.

20. INFORMACIÓN

3A PRODUCCIONES, ha establecido puntos fijos en el pabellón y un sistema de información virtual, que contiene todo lo relacionado con los datos de los expositores, sus equipos, productos, servicios y las actividades o eventos a celebrarse en el transcurso de la feria; con el fin de que exista un normal desarrollo en los contactos comerciales para compradores y vendedores. Todos los datos de los expositores y visitantes son propiedad única de 3A PRODUCCIONES, y su uso se hará con absoluta responsabilidad y discreción.

21. MODIFICACIONES AL REGLAMENTO

3A PRODUCCIONES, si así lo considera, se reserva el derecho de cambiar o modificar este reglamento en cualesquiera de sus puntos o expedir términos y condiciones especiales que no estén nombrados en este documento. El expositor acata, desde ahora, dichas modificaciones especiales.